아파트 회계장부·증빙 5년 보관 의무 — 안 지키면 벌금·과태료 (보존·열람 총정리)

"지난 자료를 얼마나 갖고 있어야 하나요?"

결산과 외부 회계감사 시즌이 다가오면 관리사무소에서 가장 자주 나오는 질문입니다. 지출결의서, 통장 사본, 세금계산서, 견적·계약서 같은 증빙을 언제까지 갖고 있어야 하는지, 오래된 건 버려도 되는지 헷갈리기 쉽습니다.

특히 관리소장이 바뀌거나 관리업체가 교체될 때 서류가 유실되는 경우가 많습니다. 그런데 이 서류 보관은 단순한 관행이 아니라 법으로 정해진 의무이고, 위반 시 벌칙이 무겁습니다.

무엇을, 얼마나 — 5년 보관이 기본

공동주택관리법 제27조는 의무관리대상 공동주택의 관리주체가 회계 관계 장부와 증빙서류를 정해진 기간 동안 보관하도록 정하고 있습니다.

① 회계 장부·증빙서류

• 관리비등의 징수·보관·예치·집행 등 모든 거래 행위에 관하여 월별로 작성한 장부와 그 증빙서류.
• 보관 기간: 해당 "회계연도 종료일"부터 5년간.
• 회계연도는 1월 1일부터 12월 31일까지이므로, 그해 자료는 그해 12월 31일을 기준으로 5년을 셉니다.

② 사업자 선정 관련 증빙

• 주택관리업자·공사·용역 등 사업자 선정 과정에서 만든 증빙서류.
• 보관 기간: 해당 "계약 체결일"부터 5년간.

③ 전자문서로 보관해도 되나요?

• 됩니다. 관리주체는 정보처리시스템(전자적 방법)을 통하여 장부와 증빙서류를 작성하거나 보관할 수 있습니다(제27조 제2항).
• 다만 스캔본 식별 가능성, 백업, 접근 권한 관리는 단지 실정에 맞게 갖춰두는 것이 안전합니다.

입주민이 "보여달라" 하면 — 열람·복사 응할 의무

제27조 제3항은 입주자등이 장부·증빙서류 등 정보의 열람을 요구하거나, 자기 비용으로 복사를 요구하는 때에는 관리규약으로 정하는 바에 따라 이에 응하도록 하고 있습니다.

즉 "우리 단지 서류니까 못 보여준다"는 안 됩니다. 다만 열람 방법·범위·복사 비용 부담 등 세부 절차는 각 단지 관리규약에 위임돼 있으므로, 우리 규약이 어떻게 정하고 있는지 미리 확인해 두면 분쟁을 줄일 수 있습니다.

안 지키면? — 벌금과 과태료가 다릅니다

여기서 많이 오해하는 부분입니다. "보관"을 어겼을 때와 "열람"을 거부했을 때 처벌이 다릅니다.

• 장부·증빙을 작성·보관하지 않거나 거짓으로 작성한 경우(제27조 제1항 위반)

→ 과태료가 아니라 형사처벌입니다. 공동주택관리법 제99조에 따라 "1년 이하의 징역 또는 1천만원 이하의 벌금" 대상입니다.

• 입주민의 열람·복사 요구에 응하지 않거나 거짓으로 응한 경우(제27조 제3항 위반)

→ 공동주택관리법 제102조 제3항에 따라 500만원 이하의 과태료 대상입니다.

미보관이 과태료 수준이 아니라 형사처벌이라는 점 때문에, 서류 관리는 특히 인계·교체 시점에 신경 써야 합니다.

실무 체크리스트 — 결산·감사철 전에

• 연도별 구분: 최근 5개 회계연도치가 모두 있는지 확인. 올해가 2026년이면 2021년치까지 보존이 기본.
• 증빙 5종 세트: 지출결의서·세금계산서(영수증)·통장 거래내역·견적/계약서·의결서가 건별로 매칭되는지.
• 사업자 선정 서류는 별도 관리: 계약 체결일 기준 5년이라 회계연도 서류와 기산점이 다름.
• 전자보관 시 백업 이중화: 시스템 장애로 5년치가 한 번에 날아가지 않도록.
• 인계·업체 교체 시 목록 대조: 서류 인계인수서에 연도·건수를 적어 유실 책임 소재를 명확히.
• 열람 요구 대응 매뉴얼: 우리 관리규약의 열람 방법·복사 비용 조항을 미리 숙지.

마무리

정리하면 아파트 회계장부·증빙 보관은 "회계연도 종료일부터 5년"이 원칙이고(사업자 선정 증빙은 계약 체결일부터 5년), 전자문서 보관도 가능합니다. 미보관·거짓작성은 과태료가 아닌 형사처벌(제99조, 1년 이하 징역 또는 1천만원 이하 벌금), 입주민 열람·복사 거부는 500만원 이하 과태료(제102조 제3항)입니다. 9월 결산·감사철을 앞두고 연도별 회계서류가 5년치 빠짐없이 정리돼 있는지 지금 점검해 두세요.